メールのトラブルを避ける4つのチェックリスト

2005年12月14日 水曜日

 今日は、関係各部署と一日中メールのやり取りをしていた気がします。でも、やりとりの量が増えてくると、だんだんメールの言論ハードルが低くなって、メーラーズ・ハイ状態になってきます。そのせいで、いくつかやや不適切なメールを送ってしまった気がします。

 その場で問題になるほどのそれではなかったんですが、何人かの人はあまり快く思っていないかもしれません。メールは、ひとりに送るのも100人に送るのも、ボタンをぴっと一発押すだけで瞬時に届いてしまいます。直接人に伝えるのと違って、相手の反応も分かりませんから、内容やテンションを途中で調節することが出来ません。何気ない表現や論調が思わぬ感情的反応を引き起こしてしまうこともあります。

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 というわけで、個人的なチェックリストを作ってみました。

1.誤字脱字、表記のチェック
基本。通常の誤字脱字のほか、語尾や言い回しを変更したせいで係り結びがねじれたり助詞がおかしくなったりしてないかを確認。

2.感情面のチェック
意見申し立てのメールが怒りのメールになってるとかは論外。調子に乗った感じになってないか。攻撃的になってないか。手柄を自慢したり、人を貶めたりしていないか。複数の視点からチェック。

3.送り先のチェック
CCで送るべき人は入っているか。逆に送るべきでない人が入っていないか。メールグループや転送メールに送るとき、そのメールの配信先の人をしっかり把握しておくこと。思わぬ人に思わぬメッセージが届いて問題になることがある。これを逆用して遠まわしに相手を攻撃するとか論外。

4.内容のチェック
内容に妥当性はあるか。口頭で伝えれば済むことではないか。あとあとまで残っても困らないか。今伝えるべき内容か。論点は明確になっているか。もう少し簡潔にできないか。

 と言ったことを、送信ボタンを押す前に指差し確認してから送ろうと思いました。
 ブログや公開日記を書くときにもだいたい上記のようなことには気をつけたほうがいいと思ってはいるんですけどね。


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うーん…いまいち…ふつうですかなり良い素晴らしい (まだ評価されていません)
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コメント / トラックバック 1 件

  1. iru35711 Says:

    心に留めておきたい。じゃなくて、ちゃんと実践したい。

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